Example: a quote request
Real output from the assistant, with made-up data from a fictional installation company ("Elektra Voorbeeld (fictief installatiebedrijf)"). The assistant works in Dutch, so the message and draft below are in Dutch; the explanations are in English.
1 · Message via the form
In English: "Good afternoon, I would like a quote for replacing the lighting in my home. Could you come by next week?" · E-mail entered: klant1@example.com
2 · What the assistant recognises
| Category | offerteaanvraag |
|---|---|
| Subject | verlichting |
| klant1@example.com | |
| Name | missing |
| Address | missing |
| Customer's preferred timing | volgende week |
| Urgency | normaal |
| Missing information | uw naam; het adres of de postcode van de klus; de omvang (bijvoorbeeld aantal lampen en in welke ruimtes) |
3 · Draft reply (not sent)
[CONCEPT – NIET VERZONDEN – controle en akkoord eigenaar vereist]
Beste heer/mevrouw,
Hartelijk dank voor uw offerteaanvraag (onderwerp: verlichting).
U gaf aan dat uw voorkeur uitgaat naar: volgende week. Die voorkeur hebben wij genoteerd; de planning stemmen wij nog met u af.
Wat de werkzaamheden kosten, hangt af van uw situatie. Daarom maken wij eerst een offerte op maat.
Om een goede offerte te kunnen maken, hebben wij nog de volgende gegevens nodig:
- uw naam
- het adres of de postcode van de klus
- de omvang (bijvoorbeeld aantal lampen en in welke ruimtes)
Foto's van de huidige situatie helpen ons ook.
Zodra wij deze gegevens hebben, nemen wij contact met u op over de vervolgstappen.
Met vriendelijke groet,
Elektra Voorbeeld (fictief installatiebedrijf)
The draft thanks the customer, notes the preferred timing without confirming it, explains that a quote depends on the situation, and asks for the missing details. You read it, adjust it and send it yourself from your own mailbox.
4 · Task in your task list
| Task ID | T-0001 |
|---|---|
| Priority | normaal |
| Deadline (internal) | 2026-10-29 14:00 |
| Task | Offerteaanvraag onbekende afzender (verlichting): concept controleren en versturen; daarna offerte voorbereiden. Wens klant (niet toegezegd): volgende week. Ontbreekt: uw naam, het adres of de postcode van de klus, de omvang (bijvoorbeeld aantal lampen en in welke ruimtes). |
| Status | open |
The internal deadline is only for you. No timing is promised to the customer.
The guardrail: what never ends up in a draft
Every draft is checked before it reaches your overview. Below is a simulated bad draft and what the guardrail turns it into:
Blocked (simulated)
Geen probleem! Onze monteur komt morgen om 10:00 langs. De voorrijkosten zijn €49,50 en we hebben het gegarandeerd binnen 1 uur opgelost. Bel ons op 020-1234567.In English: "No problem! Our technician will come by tomorrow at 10:00. The call-out charge is €49.50 and we guarantee it will be fixed within 1 hour. Call us on 020-1234567."
- price/amount: '€'
- price/amount: '49,50'
- price/amount: 'voorrijkosten'
- date/time not given by the customer: '10:00'
- date/time not given by the customer: '1 uur'
- date/time not given by the customer: 'morgen'
- date/time not given by the customer: 'binnen 1 uur'
- availability promise: 'monteur komt morgen om 10:00 langs'
- technical promise: 'gegarandeerd'
- technical promise: 'opgelost'
- technical promise: 'Geen probleem'
- invented phone number: '020-1234567'
What you get instead
[CONCEPT – NIET VERZONDEN – controle en akkoord eigenaar vereist]
Beste Fatima Yilmaz,
Dank voor uw melding van een storing (aardlekschakelaar). Wij hebben uw melding geregistreerd en nemen contact met u op.
Is er sprake van brandlucht, rook of vonken? Bel dan direct 112.
Met vriendelijke groet,
Elektra Voorbeeld (fictief installatiebedrijf)Wondering whether this fits your business?
Ask for a free initial analysis. No obligation.